パソコンの最初のセットアップについて (説明書に書いてないって言われたので・・・)

最近、パソコンやIT関係以外でも打ち合わせをする機会が増えたので、いろんな方がご来社されます。そんな時によく聞かれる話があります。
「新品のパソコンのセットアップ難しいね」
って言う話。えって??いう感じで対応するのですが、それは日常的にパソコンのセットアップをしているので思ってしまったのだと思います。
自動車屋さんに「車のタイヤ交換って難しいよね」って言ってる感じなのでしょうか。

結構聞く話なので、当社の作業内容・手順をお話します。
それなりの費用をいただいて行う作業手順ですので手間はかかっていますが、そのあとの使用感が結構異なります。

※※パソコン初期セットアップについて※※
1.開封後の処理ですが、取扱説明書があればまず読みます。
※ただし、最近はついていることは極めてまれで、特に会社向けのパソコンの場合は取扱説明書がついていない方が普通です。

2.取扱説明書の手順通りに電源を入れていくのですが、記載がなければ有線でネットワークに接続し、電源を入れます。
※「WiFiで接続するんだよ」って言われる方も多く聞くのですが、まずは有線で接続する方が問題が発生しにくく無難です。後は画面指示通りに進めていきます。

3.Windowsセットアップが自動で動き出します。
※使われ方によってはローカルアカウントを作成することも多いのですが、その辺はその時次第。マイクロソフトIDを作られた方が無難だとは思いますが今後ずっと使うためしっかりとメモ書きが必要です。

4.画面の指示通り全部終わったら、1時間くらい電源を入れたまま置いておきます。
※セットアップに時間がかかっているものもあるのでこの時間内に違う画面が出てくることがあります。その場合は画面の指示に従います。

5.再起動します。

6.パソコンメーカーのセットアッププログラムがないかスタートボタンを押してよく調べる。
※これが案外手間です。また取扱説明書表記がなかったりするのでよく見なくてはいけません。大手メーカーの場合こっそりあります。

7.パソコンメーカーのセットアッププログラム・更新プログラムがある場合そちらをセットアップします。
※ファームウェアや更新プログラムなど安定動作のために必要なものがたくさんあります。

8.終了後、再起動します。

9.パソコンメーカーのセットアッププログラム・更新プログラムの表示がなくなるまで何度も 7.8.を繰り返します。

10.WindowsUpdateを行います。
※スタートボタンを押して歯車マークの[設定]、Windowsの設定画面になるのでその中で[更新とセキュリティ]を選択。更新をします。

11.終了後、再起動をする。

12.更新をするべきプログラムの表示が無くなるまで10.11.を繰り返す。

13.終了後、12時間程度電源を入れっぱなしにする。

14.動作確認

※※終了※※

2日くらいかけて上記の作業を行います。
IT専門家って言われる方で不満を言われる方ってこの手順をされていないことが多いように見受けます。きちっとセットアップすることで動作の安定性がかなり変わってるので手間をかける価値がある作業です。


タッチパネルと物理ボタン ~小規模会社のFAX考察~

パソコンとディスプレイとキーボードマウス、プリンター置いて、電話とFAXがほとんどの会社の風景、お商売をしているとほぼ必要なセットです。

そのなかでボタンを必要とするのは、文字や数字を入力するものです。
パソコンのキーボード、マウス、FAXの電話番号を入力する10キーとかプリンタの設定を行うボタンとか、すべての装置の電源ボタンなどなど。

これらがどんな形をしているか考えてみると、「カチ」っと押す物理ボタンがほとんどです。
これってほとんど気することがないのですが、大変重要なことだと思います。

私の自宅の電子レンジはスマホなどでよく見るタッチ型のボタンです。
これ、画面を必ず見ないと操作が完了したかわかりません。
そうすると、正しくボタンが押せたか確認するためにしっかりと画面を見なくてはいけなくなるのです。
当たり前といえば当たり前なのですが、「かち」っと押す物例ボタンの場合そこまでしっかりと見ずに操作していること多くありませんか?

しっかりと見ずに操作されている方にとって、物理ボタンが安心な操作を導き出し、タッチボタンで入力が正しくできているかしっかりと見ることがストレスになっていると感じます。
例えば、FAXに物理ボタンがなくタッチパネルだけの場合、初めての操作の時すごくストレスを与えます。

そんなストレスを与えないためにも物理ボタンが必要に思います。
特に、パソコンやスマホを使わない人でも使うことがあるFAXにおいて、物理ボタンが重要になると思います。

最近低価格のプリンター機能付きFAXは電源ボタンとタッチパネルというのが主流となっています。
プリンター機能付きFAXはプリンタにFAX機能が付くため、OA機器の占有場所を大幅に広く使うことができます。
使用者のストレスを考えると物理ボタンであることは大変重要な検討要素となります。

メールで送るのは、はがきで送るのと一緒であることを振り返る

インターネットの導入が流行ったときは「メールははがきで送るのと一緒」程度のセキュリティレベルであることを多くの人が説明していたのですが、メールが当たり前のご時世になってこの事実を理解している人はどれくらいいるのでしょうか?

IDとパスワードが一致してしまうとメールを見ることができるのは、みんなが知っていることだと思います。
たとえばインターネット接続業者のメールの場合、IDはメールアドレスだったり、@マークより前の部分だったり規則性があります。
あとはパスワードがわかれば、どんな人でもメールを見ることができます。

こんな感じのメールのセキュリティレベルです。
これがいいとか悪いとかの話ではなく、それくらいのセキュリティであることの理解が必要です。

最近はIDとパスワードが一致した後に1度しか使えないパスワードを送り認証をする、2要素認証(2FA)と言われる認証方法を導入しているメールも多くなっているのでこれに限った話ではないですが、そのパスワードをメールに送るとセキュリティレベルが対して向上してなかったりします。

データを預かるサービスの各接続業者で行われています。
このパスワード・セキュリティレベルの問題を解決せずに進めていくと情報漏洩が積極的に起こります。

「情報漏洩が・・・」と気にされるのなら、まずはIDとパスワード、そのセキュリティレベルを考えられることはいかがでしょうか。

軽減税率対策補助金の活用をするべき

今年の10月、2019年10月に消費税税率が10%へ変更され、食品等や定期発刊の新聞などの一部に8%に税率となる軽減税率制度が開始されます。

請求書を発行するのに、消費税(8%)と消費税(10%)の印刷が必要となります。

その対応のため、販売管理システムの請求書発行部分において変更が必要となりその費用の一部(最大75%)を中小企業庁からの補助がされます。

中小企業庁

消費税軽減税率対策費補助金概要 http://www.chusho.meti.go.jp/zaimu/zeisei/2018/181225keigen2.pdf
消費税軽減税率対策に関するチラシ
http://www.chusho.meti.go.jp/zaimu/zeisei/2018/190201keigen1.pdf

パソコンのパッケージソフトを購入してユーザー企業でインストールされる場合は、ユーザー企業からの申請となります。
当対策作業ををベンダーなど販売店に任せる場合、申請を販売する会社が行うものとし、指定事業者として登録が必要となっています。

当社も2019年2月に請求管理システムに対応したC型補助金にて登録申請を行っています。

また、軽減税率対策補助金資料作成についてコンサルティングを行っています。

2019年9月まで大変多くの軽減税率対策作業が必要となると思われます。
お早目にご相談ください。

Windows10のパソコンを買い替えっていらんやろ??

Windows10のパソコンを買い替えるべきかどうか?

Windows7のサポート終了が2020年1月に迫ってきました。
https://www.microsoft.com/ja-jp/atlife/article-windows10-portal-eos.aspx
2009年10月に販売して10年間のサポート期間を経て、サポートをお休みをします。
結構長い期間メーカーのサポートが行われてきました。
その間、セキュリティを修正するプログラムはタダで公開されています。
プログラム作るのも変更するにも費用は費用が掛かるのですが、最初の購入代金のみというところが業界慣習って感じですね。

ところでサポートが切れたからってWindows7が使えなくなるわけではありません、使い続けることはできます。
たまにWindowsXPが動いているのを見たりしませんか?あれです。サポート終了しても使われていること時折あります。
「なら壊れるまで使い続けたらいいよね」
って言われることもあるのですが、正直勧められたものではありません。
なぜ勧められないの??っていわれたりします。
口の悪い人には、「儲けようとしているやろ」ってなじられることもしばしばありますが、ちゃんとした理由があるのです。

ほとんどのパソコンってインターネットにつながって(接続して)いたり、会社のプリンターにつながって(接続して)いたりしませんか?
インターネットがつながっていろんな国にある情報を見ることができます。
例えば外国で行われるスポーツの状況も見ることができるし、そのチケットもインターネットを使えばすぐに買えます。
日本語表示だからって日本の情報とは限りません。
ほんと世界中の情報を簡単に手に入れられます。

会社のプリンターにつながっている話ですが、たくさんあるパソコンが1台のコピー機から印刷できるのがそれだったりします。
以前はパソコン1台にプリンター1台つなぐのが普通だったのですが便利になりましたよね。
そのインターネットやプリンターなどの接続機能を利用して悪いことをされてしまうのです。

例えば自分のパソコンや相手のパソコンのデータを消す、持ち出す。持ち出すが一番問題でそれをつかって次の人のデータを持ち出す。これを続けてして国家機密を持ち出して漏洩するってことが日常茶飯事に行われています。
国家の情報漏洩の原因はあなたですって言われる可能性もあるのです。

その悪いことができないようにプログラムを直すのがサポート期間内に提供されていました。
悪いことをされないためにWindows10パソコンへ買い替える必要があるのです。

「悪いことされてもいい」「悪いことされたって聞いたことがない」っていう方はそのままでもいいかと思いますが、その2つの話は次回に。

データの重要性について

この話は定期的に見直さなくてはいけない話です。
『データの重要性について』
旧来のITコンサルティングで軽んじている方が多く見受ける内容です。

会社に保存されているデータはそんな重要なものがないからセキュリティにコストをかけるべきではないとよく聞きます。
保存しているデータは果たしてどんなものがあるのでしょうか。
見積書・納品書・請求書・得意先からいただいたデータ・自社の会計データ・銀行への支払いなど資金繰り表・従業員の名前など・・・
これらはすべて自社のデータではなく相手があるデータです。
見積書・納品書・請求書・得意先からいただいたデータ・会計データなどは顧客である得意先のデータです。
また、その得意先がどんなものを今欲しているか、また少額でも価格交渉をするような切羽詰まっている状況かどうかなど得意先のことを判断する基準は自社にはありません。
また、従業員の名前などは従業員の家族構成や子供の年齢などは従業員の大切な個人情報です。

これら情報は決して軽んじてはいけない情報ではないでしょうか。

わたしたちが、物を売りたいからお話をしているのではなく保存しているデータや情報の重要性を考えると最低限必要なセキュリティが見えてくると思います。
それがわからないときに相談するべき人がITコンサルティングの方ですが、そういう人たちでさえ軽んじている状況に危機感を覚えます。

適切な研修を受けて適切な情報を発信できる皆さんであることを望みます。

効率的なIT導入をするためにどうするべきか。

 

上のイラストですが、リアカーとトラックです。
荷物を運ぶのにリアカーから軽トラックに変えるお話で考えるとわかりやすいのかもしれません。

リアカーで荷物を運ぶ仕事をしている人がもっとたくさん運べるものを探しています。
そんなときに軽トラックの存在を知りました。
「トラックを使うと効率が50倍上がるらしい。」
と使っている人から聞きました。
「なんだか画期的な道具らしい。」
と思い、早速買ってきたのですが、運転の仕方がわからない。
なんとなく動かしてみるものの、燃料や使い方がわからないので効率が良くならない。
同じトラックを使っている人からいろいろ聞いて使てみると少し使いやすくなった、少し効率的になっなって満足。
このトラックを本当に効率的に使うのには、運転の仕方をお金を払って教えてもらう。運転手を雇うなどをすることで50倍効率的に使用できるのですが、そんな費用は払いたくない。
けれど50倍効率的に使いたい、こんなことはまず達成できないことと思われます。

リアカーとトラックの話は誰でもわかるような話だと思います。
これをIT導入に置き換えるとどうでしょうか。
リアカー=手書き
トラック=パソコン、IT機器
便利になるためには、費用が掛かり、また専門の人を雇う必要があるものなのです。
その代わりに効率的に作業ができるので結果得をするというものだったりします。
しかし、ITの場合効率的になる量が不明瞭だったりします。
その定義ができるひとと巡り合うのがIT活用において大変重要だったりします。
入力が上手だったり、プログラムを組んだりという人は結構多いのですが、効率を考えて導入流れを考えられる人って案外少ないと思います。

 

中小企業や小さな会社のIT化の遅れの原因

最近企業の生産性の話を聞かれることが増えています。
業務流れの刷新を行うことで生産性の向上が見込めることを知っていながら「いかに変化をしないで」生産性を向上させようしているご相談がほとんどです。
また会社規模が小さくなればなるほどその傾向が強くなります。

生産性を向上させるために必要な行動は
【1.会社の仕組みを明確化】
【2.不要な部分をなくす】
【3.IT化による効率化が最も見込めそうなところからIT導入】
の3つの行動は必須と言っていいでしょう。

しかし、3つの行動のうち1つだけ
【3.IT化による効率化が最も見込めそうなところからIT導入】
で生産性を向上させようするので、費用ばかり使って効果がほとんど出ることがありません。

会社の仕組みを明確化して、不要な部分を洗い出し、必要な部分にのみIT化を行うことで効率化が図れます。
いままでの零細企業のIT化やOA化ではほぼ見られなかった作業ですがで、現在主流となっているIT化において
1.会社の仕組みを明確化】
2.不要な部分をなくす】
は、
大変重要なポイントとなっています。

無線LAN WiFiのつながりが悪いのどうするの??

「無線LANのつながりが悪くなった」直してほしい、って問合せは大変多いです。
Webで検索すると
・ルーターを変えましょう
・接続先を確認しましょう
などが紹介されています。
確かに、ルーターはなかなか買い替える機器ではないし、セキュリティー上の観点からも買い替えることをお勧めしています。
私どもは連絡いただいたのを改善させることが業務で、まず現地調査を行うのですが出力される電波が不安定になっていることが大変多くあります。電源を切ることのない機器なので、少しずつ傷んで電波の出力が安定しなくなります。
この場合は、機器交換することで従来通り動きます。

ただし、交換済でも動かないといったこともあります。こちらの方が多いのかもしれません。
こんな時どうするんだって思いますよね。
この対応はまず無線LANについて理解が必要となります。
無線LANの使用している周波数は、2.4GHzと5GHzです。
周波数の話は検索していただければ、いろいろでてきますので詳しくはそちらを見ていただければと思います。
ここでは簡単に紹介されているエレコムのサイト(http://qa.elecom.co.jp/faq_detail.html?id=5953)を案内します。
ほとんどの機器は最初に2.4GHzの周波数を使うのですが、使用機器が増えると当然スピードが遅くなり、あまりに多い場合はつながったりつながらなかったりします
そんな時は、5GHzの周波数帯へ変更すると快適なスピードになります。どこに行っても5GHzの周波数はがらがらに空いていることがほとんどでほぼ占有して使用することができそうです。
ただ、5GHzの周波数帯に対応していない機器も安価なものにはあるため、現在接続している機器のチェックをしましょう。
また電波が遠くまで飛びにくい特徴があるため、いままで使えていた場所でも中継器を間に入れなくてはいけないことがあります。

結局現地調査が大変重要となってくるのです。

無線LANは規格もどんどん変わっていきますし、なにより電波をみんなで分け合いながら使用しなくてはいけません。
LANケーブルを使った有線LANの場合、LANケーブルは接続している人のみが使用するのですが、無線LANの場合占有することができません。
ですので、周りの使用者が増えた場合、スピードが遅くなってしまうのは仕方がないことなのです。
そんな中でも設定を変更することで従来に近いスピードを出すことも可能ですので是非設定の見直しをしてください。

中小企業のIT化クラウド対応のノウハウ

中小企業のITキーワードが「クラウド」から「AI」「IoT」に移りつつありますが、「クラウド」対応できている中小企業はあまりお見受けすることがありません。
スマートフォンやタブレットを渡して、メールをそれで見るのが果たして「クラウド」対応なのでしょうか。
少し企業規模が大きくなると、業務用専用アプリを開発して配布し、業務をよりシンプルな形で遂行できるようにされていることもあります。
しかし、インターネットを活用した「クラウド」は専用アプリを開発するには結構な費用が掛かります。
そんな費用をかけずにも、業務に合わせて単純に「クラウド」に対応したアプリを開発することが増えてきています。
できるだけシンプルにアプリ作成ができるように設計されているクラウドサービスが増えてきています。例えばサイボウズキントーンであったり、マイクロソフトOffice365内にあるサービスであったりします。
もちろん、いきなりできるものではないですしある一定の学習が必要であるのですが、以前のように専門のものじゃないと理解できないものではなくなっています。
そのようなサービスを使って、最終的に社内で内製化をして必要な変更を随時できるようにしていくことができます。
素早く対応することが、経営課題になっている会社もすごく多いですしそれに対応できるようになります。

ただ、これにも作りかたを学習する以外に必要なことがあります。
私たちがソフトを作成するときによくあるのですが、社内で必要な機能を複数作っていくとそのお互いが相反する機能だったりするのです。
このようになる会社はおおよそ同じ傾向があります。
会社の方針を司る経営指針がなかったり形だけある企業によくあるのです。
この経営指針を整えなくても会社は回るので結構後回しになって、ほかの人に言われてとりあえず作るといった場合、このようになるのではないでしょうか。
会社に整った方針がありそれが社内に行き渡っている場合、アプリを作るときその方針にのっとったものを作るのですが、それがないと相反する機能のアプリを作ってしまいます。
まず自社の経営指針を整えることが、「クラウド」化の第一歩であるといえます。
これは「AI」や「IoT」にしても同じようになっていくと思われます。
IT基盤をしっかりする前に、まずは経営にまつわる資料、経営指針書をしっかりと作ることが必要です。それがIT化の第一歩と言えます。