最近多い相談と問合せ 【うまくいかないこと】

最近の相談事として「うまくいかない」ことについてどのようにしたらいいか聞かれることがあります。
いろいろうまくいかないことってありますよね。その全般的な相談です。
私たちは、IT導入の相談を受けることが本業のようなものですが、まずうまくいっていない話を聞いてIT導入の方法を検討します。
同時にIT導入ではない部分の「うまくいかない」ことも相談を受けるのですが、その解決方法がいたってシンプルなことが大変多いことに驚きます。

なぜうまくいかなくなったかお話をうかがうと、「ある手順」を成功するまでずっと続けられているようです。
その「ある手順」は担当者が気に入った手順で今までうまくできた強い成功体験のようなものです。
強い成功体験って怖いですよね、今はいろんなツールがあり一般的な方法やよりうまくできる方法がほかにあることに気づかれていません。
過去の強い成功体験からくる「ある手順」を続けている限り成功することは少なくなり、ジリ貧となっている状態です。
改善するのには「ある手順」を変更するのが一番早いのではないでしょうか。

ここから先はいろいろ書いたのですが消しました。
結局は社内の年功序列や勤続年数による「意見の通りやすさ」「声の大きさ」で行動することが正しいのかどうかです。
上役の方はそんな「意見の通りやすさ」「声の大きさ」より、世間で受け入れられるような意見を見極められるよう情報を敏感に取り入れる外向けのアンテナを大きくする能力が必要と感じています。

2019年10月8日 | カテゴリー : 情報化 | 投稿者 : WEB管理者

メールで送るのは、はがきで送るのと一緒であることを振り返る

インターネットの導入が流行ったときは「メールははがきで送るのと一緒」程度のセキュリティレベルであることを多くの人が説明していたのですが、メールが当たり前のご時世になってこの事実を理解している人はどれくらいいるのでしょうか?

IDとパスワードが一致してしまうとメールを見ることができるのは、みんなが知っていることだと思います。
たとえばインターネット接続業者のメールの場合、IDはメールアドレスだったり、@マークより前の部分だったり規則性があります。
あとはパスワードがわかれば、どんな人でもメールを見ることができます。

こんな感じのメールのセキュリティレベルです。
これがいいとか悪いとかの話ではなく、それくらいのセキュリティであることの理解が必要です。

最近はIDとパスワードが一致した後に1度しか使えないパスワードを送り認証をする、2要素認証(2FA)と言われる認証方法を導入しているメールも多くなっているのでこれに限った話ではないですが、そのパスワードをメールに送るとセキュリティレベルが対して向上してなかったりします。

データを預かるサービスの各接続業者で行われています。
このパスワード・セキュリティレベルの問題を解決せずに進めていくと情報漏洩が積極的に起こります。

「情報漏洩が・・・」と気にされるのなら、まずはIDとパスワード、そのセキュリティレベルを考えられることはいかがでしょうか。

軽減税率対策補助金の活用をするべき

今年の10月、2019年10月に消費税税率が10%へ変更され、食品等や定期発刊の新聞などの一部に8%に税率となる軽減税率制度が開始されます。

請求書を発行するのに、消費税(8%)と消費税(10%)の印刷が必要となります。

その対応のため、販売管理システムの請求書発行部分において変更が必要となりその費用の一部(最大75%)を中小企業庁からの補助がされます。

中小企業庁

消費税軽減税率対策費補助金概要 http://www.chusho.meti.go.jp/zaimu/zeisei/2018/181225keigen2.pdf
消費税軽減税率対策に関するチラシ
http://www.chusho.meti.go.jp/zaimu/zeisei/2018/190201keigen1.pdf

パソコンのパッケージソフトを購入してユーザー企業でインストールされる場合は、ユーザー企業からの申請となります。
当対策作業ををベンダーなど販売店に任せる場合、申請を販売する会社が行うものとし、指定事業者として登録が必要となっています。

当社も2019年2月に請求管理システムに対応したC型補助金にて登録申請を行っています。

また、軽減税率対策補助金資料作成についてコンサルティングを行っています。

2019年9月まで大変多くの軽減税率対策作業が必要となると思われます。
お早目にご相談ください。

Windows10のパソコンを買い替えっていらんやろ??

Windows10のパソコンを買い替えるべきかどうか?

Windows7のサポート終了が2020年1月に迫ってきました。
https://www.microsoft.com/ja-jp/atlife/article-windows10-portal-eos.aspx
2009年10月に販売して10年間のサポート期間を経て、サポートをお休みをします。
結構長い期間メーカーのサポートが行われてきました。
その間、セキュリティを修正するプログラムはタダで公開されています。
プログラム作るのも変更するにも費用は費用が掛かるのですが、最初の購入代金のみというところが業界慣習って感じですね。

ところでサポートが切れたからってWindows7が使えなくなるわけではありません、使い続けることはできます。
たまにWindowsXPが動いているのを見たりしませんか?あれです。サポート終了しても使われていること時折あります。
「なら壊れるまで使い続けたらいいよね」
って言われることもあるのですが、正直勧められたものではありません。
なぜ勧められないの??っていわれたりします。
口の悪い人には、「儲けようとしているやろ」ってなじられることもしばしばありますが、ちゃんとした理由があるのです。

ほとんどのパソコンってインターネットにつながって(接続して)いたり、会社のプリンターにつながって(接続して)いたりしませんか?
インターネットがつながっていろんな国にある情報を見ることができます。
例えば外国で行われるスポーツの状況も見ることができるし、そのチケットもインターネットを使えばすぐに買えます。
日本語表示だからって日本の情報とは限りません。
ほんと世界中の情報を簡単に手に入れられます。

会社のプリンターにつながっている話ですが、たくさんあるパソコンが1台のコピー機から印刷できるのがそれだったりします。
以前はパソコン1台にプリンター1台つなぐのが普通だったのですが便利になりましたよね。
そのインターネットやプリンターなどの接続機能を利用して悪いことをされてしまうのです。

例えば自分のパソコンや相手のパソコンのデータを消す、持ち出す。持ち出すが一番問題でそれをつかって次の人のデータを持ち出す。これを続けてして国家機密を持ち出して漏洩するってことが日常茶飯事に行われています。
国家の情報漏洩の原因はあなたですって言われる可能性もあるのです。

その悪いことができないようにプログラムを直すのがサポート期間内に提供されていました。
悪いことをされないためにWindows10パソコンへ買い替える必要があるのです。

「悪いことされてもいい」「悪いことされたって聞いたことがない」っていう方はそのままでもいいかと思いますが、その2つの話は次回に。

データの重要性について

この話は定期的に見直さなくてはいけない話です。
『データの重要性について』
旧来のITコンサルティングで軽んじている方が多く見受ける内容です。

会社に保存されているデータはそんな重要なものがないからセキュリティにコストをかけるべきではないとよく聞きます。
保存しているデータは果たしてどんなものがあるのでしょうか。
見積書・納品書・請求書・得意先からいただいたデータ・自社の会計データ・銀行への支払いなど資金繰り表・従業員の名前など・・・
これらはすべて自社のデータではなく相手があるデータです。
見積書・納品書・請求書・得意先からいただいたデータ・会計データなどは顧客である得意先のデータです。
また、その得意先がどんなものを今欲しているか、また少額でも価格交渉をするような切羽詰まっている状況かどうかなど得意先のことを判断する基準は自社にはありません。
また、従業員の名前などは従業員の家族構成や子供の年齢などは従業員の大切な個人情報です。

これら情報は決して軽んじてはいけない情報ではないでしょうか。

わたしたちが、物を売りたいからお話をしているのではなく保存しているデータや情報の重要性を考えると最低限必要なセキュリティが見えてくると思います。
それがわからないときに相談するべき人がITコンサルティングの方ですが、そういう人たちでさえ軽んじている状況に危機感を覚えます。

適切な研修を受けて適切な情報を発信できる皆さんであることを望みます。

効率的なIT導入をするためにどうするべきか。

 

上のイラストですが、リアカーとトラックです。
荷物を運ぶのにリアカーから軽トラックに変えるお話で考えるとわかりやすいのかもしれません。

リアカーで荷物を運ぶ仕事をしている人がもっとたくさん運べるものを探しています。
そんなときに軽トラックの存在を知りました。
「トラックを使うと効率が50倍上がるらしい。」
と使っている人から聞きました。
「なんだか画期的な道具らしい。」
と思い、早速買ってきたのですが、運転の仕方がわからない。
なんとなく動かしてみるものの、燃料や使い方がわからないので効率が良くならない。
同じトラックを使っている人からいろいろ聞いて使てみると少し使いやすくなった、少し効率的になっなって満足。
このトラックを本当に効率的に使うのには、運転の仕方をお金を払って教えてもらう。運転手を雇うなどをすることで50倍効率的に使用できるのですが、そんな費用は払いたくない。
けれど50倍効率的に使いたい、こんなことはまず達成できないことと思われます。

リアカーとトラックの話は誰でもわかるような話だと思います。
これをIT導入に置き換えるとどうでしょうか。
リアカー=手書き
トラック=パソコン、IT機器
便利になるためには、費用が掛かり、また専門の人を雇う必要があるものなのです。
その代わりに効率的に作業ができるので結果得をするというものだったりします。
しかし、ITの場合効率的になる量が不明瞭だったりします。
その定義ができるひとと巡り合うのがIT活用において大変重要だったりします。
入力が上手だったり、プログラムを組んだりという人は結構多いのですが、効率を考えて導入流れを考えられる人って案外少ないと思います。

 

人が集まる魅力的な人たち

最近大変魅力的な方とよくお会いすることがあります。
決まって、私に刺激とがんばりを与えてくれます。
そんな魅力的な人たちは決まった共通点があります。
1.魅力的な情報を出し惜しみなく伝えてくれる。
2.魅力的な情報を聞いて私たちができることの相談を聞いてくれる。
3.相談からのフィードバックは必ず、現実化するための方法を違う角度から考えてくれる。
4.絶対にできない理由をつくらない。
数えきれないくらいの共通点があります。
またその共通点の反対側の行動をとる人たちは、いつも同じ人は集まって新しい情報の交換がされずいる感じです。どんよりした雰囲気なのであまり長くいれない、だから人が集まりにくいのでしょうね。

私たちまた当社も魅力的な人たちや会社になれるように努めてまいります。
新しい魅力的な情報を発信してきますのでよろしくお願いします。

中小企業や小さな会社のIT化の遅れの原因

最近企業の生産性の話を聞かれることが増えています。
業務流れの刷新を行うことで生産性の向上が見込めることを知っていながら「いかに変化をしないで」生産性を向上させようしているご相談がほとんどです。
また会社規模が小さくなればなるほどその傾向が強くなります。

生産性を向上させるために必要な行動は
【1.会社の仕組みを明確化】
【2.不要な部分をなくす】
【3.IT化による効率化が最も見込めそうなところからIT導入】
の3つの行動は必須と言っていいでしょう。

しかし、3つの行動のうち1つだけ
【3.IT化による効率化が最も見込めそうなところからIT導入】
で生産性を向上させようするので、費用ばかり使って効果がほとんど出ることがありません。

会社の仕組みを明確化して、不要な部分を洗い出し、必要な部分にのみIT化を行うことで効率化が図れます。
いままでの零細企業のIT化やOA化ではほぼ見られなかった作業ですがで、現在主流となっているIT化において
1.会社の仕組みを明確化】
2.不要な部分をなくす】大変重要なポイントとなっています。

たくさんのディスプレイを使うと便利です。さて費用はいくらするのでしょうか。

パソコンを使っているところがテレビで映るとき、パソコン一台ディスプレイ3台みたいな組み合わせだったりしませんか?
マルチディスプレイっていうのですが、かなり便利なのでそうする人が大変多いです。
ほとんどのノートパソコンにはプロジェクタなどに映し出すために外部出力端子がありますし、デスクトップパソコンにもVGAといわれる従来の端子とHDMIなどのデジタル端子1づつ合わせて2個ついていることが多いです。
その端子に、別のディスプレイをつなぐだけでもう一つ画面を表示することができます。
それでも同じ画面が表示されるだけっていわれるかもしれませんが、操作の仕方によって横に画面が追加された形で表示することができます。
追加用のディスプレイは必要ですが、その他費用がほとんどかからず画面が追加できる便利な機能です。

設定の仕方は「マルチディスプレイ 設定」でググる・検索するといっぱい親切な案内があるので詳しくはそちらを見てください。

今回はほぼ追加の費用が掛からずによく見るマルチディスプレイができるお話でした。

伝えることの難しさーどうしたら人に伝わるんだろうー

自分以外の人へ物事を伝えることは大変難しかったりします。
伝え方や考え方は人によって異なります。
答えから話してその理由を話す人や、理由を説明してから答えを話す人、理由を説明して答えを言わない人などいろんな方がおられます。
特に全部説明して答えを話さない人が厄介と私は思っています。
全部説明する人の中には、答えはその中から考えられる全通りとする方が多い気がします。
確かに全部説明をするのは丁寧に見えるのかもしれません。
ただ、聞いた人は次にアクションを起こさなくてはならず(アクションを起こさないのも一つのアクションです)その時に選択肢が全通りあると失敗した時の責任所在が不明になりやすいからです。
口頭ではどれだけ説明しても半分も内容は伝わらないし、文書にしても半分程度しか伝わらないと思います。
これを前提にお話を進めると結構滑らかに伝わるのではないでしょうか。

人へ説明するには
1.伝えたい内容の優先順位をまず考える。
2.相手へ必ず伝えたい言葉を決める。
3.必ず伝えたい内容は数通りの言葉で考える。
4.「○○で、XXなので、□□であるから、・・・・」みたいな長い文章にしない。
5.できるだけ、短い文章にこころがける。
6.その話が伝わっていない場合、伝え方の問題があったものとして考える。
が必須と思っています。

聞く人がどんな経験を積んでいるかによって理解度が異なります。しかしどんな経験を積んでいるかは、相手には伝わりません。いろんな地域の人とたくさんお話をされている方なら理解もしていただけるでしょうし、何時も同じ人と一緒にいて話をしている人へはなかなか伝わらなかったりします。
言葉を発したら必ず伝わるものではなく、より分かりやすい言葉を使い、経験によっては伝わらない言葉を出来るだけ使わないこと、そしてできるだけ広く伝わる言葉使いをこころがけることが、より多くの人とコミュニケーションをとらなくてはいけない現代になっていると思います。